Näin teet työnantajalupauksen (EVP), joka toimii AI-aikanakin
Näin teet työnantajalupauksen
Perinteinen projekti työntekijälähtöisen työnantajalupauksen tekemiseksi sisältää nämä vaiheet:
TIEDONKERUU
ANALYYSI & VALINNAT
LUOVUUS
TESTAAMINEN
VIIMEISTELY
KÄYTTÖÖNOTTO (lupausta työssään käyttävien kouluttaminen, materiaalien ja sisältöjen päivittäminen sekä lanseeraus isommalle yleisölle)
Olemme itse monen monta kertaa todistaneet, että prosessi toimii, mutta sen voi kuitenkin käytännössä toteuttaa todella monella tavalla.
Ennen projektisuunnitelman tekemistä kannattaa huomioida, että löytöretki työnantajalupauksen sanoittamiseksi herättää monenlaisia reaktioita ja toisaalta myös löytömatkailijoilla on erilaisia motiiveja.
Osa ajattelee työnantajalupauksen olevan taas sellainen juttu, johon on ryhdyttävä, jotta vuositavoitteista pystyy yhden kohdan merkitsemään tehdyksi ja saadaan uusi PowerPoint-esitys verkkolevylle pölyttymään.
Jotkut taas pitävät työnantajalupausta yhtenä viestinnän tärkeimmistä työkaluista.
On niitäkin, joiden mielestä työnantajan lupaus työntekijöille on voimakas muutostyökalu, jonka avulla päästään tarkistamaan, että kulkevatko kehittämistoimenpiteet, organisaation muut ohjenuorat ja viestintä samaan suuntaan.
Kaikkia näitä ja monenmoisia muita ajatuksia kyliltä löytyy. Lopputulos työnantajalupaus-projektissa riippuu siitä, miten muutamiin tärkeisiin kysymyksiin lähdetään vastauksia hakemaan.
1. Kysy ensin: mitä tällä halutaan saavuttaa?
Älä aloita kuuntelemalla työntekijöitä tai pyörittelemällä itselle hyvältä tuntuvia viestinnän teemoja.
Ota ensi askel kohti toimivaa työnantajalupausta kysymällä, mitä tällä lupauksella oikeastaan tavoitellaan.
Pohdi ainakin nämä kysymykset ennen kuin projekti käynnistyy:
Mikä on tarve? Työstetäänkö viestinnän, rekrytoinnin vai muutoksen työkalua?
Mikä on johdon antama mandaatti tälle työlle ja mikä on oma kunnianhimon taso? Tehdäänkö mahdollisimman ketterästi jotain kevyttä vai ollaanko panostamassa isommin johonkin erottuvaan?
Ollaanko niin rohkeita, että lähdetään tekemään jotain mikä puhuttelee vain niitä ihmisiä, jotka sopivat organisaatioon parhaiten? Vaikka se tarkoittaisi, että ei kisailla enää kaikista halutuimman työnantajan asemasta ja suorastaan torjutaan niitä, jotka eivät organisaatioon tai sen tarpeisiin sovi?
Mikä on työnantajalupauksen suhde organisaatiossa jo oleviin dokumentteihin, kuten arvoihin, brändimääritelmiin, tavoitekulttuuriin, visioihin, missioihin ja vastaaviin määritelmiin ja ohjeistuksiin?
Keitä pitää kutsua talkoisiin, ja kenellä on valta päättää lopputuloksesta?
Keitä johdosta pitää kuunnella tai osallistaa, jotta lopputulos todennäköisemmin palvelee organisaation strategiaa ja hyväksytään johtoryhmässä?
Tämä kartoittava vaihe voi tuntua nörtteilyltä, mutta se säästää paljon turhaa työtä myöhemmin.
2. Kun raamit ovat selkeät, keitä pitää kuunnella toimivan suunnan löytämiseksi?
Hyvä työnantajalupaus nojaa vähintään kolmeen tietolähteeseen:
millainen organisaatio oikeasti on työnantajana tänään ja mikä on työntekijäkokemuksen tavoitetila
mitä kohderyhmät ihanteelliselta työnantajalta haluavat
siihen miten rekrytointikilpailijat asemoivat itsensä
Lisäksi aikaa kestävää työnantajalupausta tekevä huomioi mitkä aiheet ovat pinnalla työelämässä yleisemminkin. Jos lupaus ottaa kantaa ajankohtaisiin keskusteluihin, se on paljon vaikuttavampi. Tässä ajassa yksi sellainen on vaikkapa ihmisten tekoälyn käyttöön liittämät pelot ja huolet.
Generatiivisesta tekoälystä saa apua eniten kilpailija-analyysin tekemiseen. Pyydä sitä käymään läpi kilpailijoiden urasivut, työpaikkailmoitukset ja some-profiilit ja tiivistämään niiden viestintäteemat. Saat nopeasti kuvan siitä, mitä toimialalla jo sanotaan ja mitkä teemat ovat niin yleisiä, ettei niillä enää erotuta. Ellei sitten selkeästi tehdä tai sanota samaa, mutta paremmin.
Kohderyhmäymmärryksen rakentamisessa tekoäly pystyy auttamaan osittain. Se voi nopeasti koostaa yhteen esimerkiksi Academic Workin ja Universumin vuosittain julkaisemia tutkimuksia siitä, mitä opiskelijat ja työntekijät työnantajilta odottavat. Se voi tiivistää vaikkapa Glassdoorin arviointeja tai keskustelupalstojen juttuja ja nostaa esiin toistuvia teemoja. Se voi auttaa analysoimaan jo olemassa olevia henkilöstötutkimuksia ja hakijapalautteita, jos ne on kerätty ja dokumentoitu hyvin.
Mutta ennen kuin tiedonhaussa nojaa täysillä tekoläyn apuun, on muistettava julkisesti saatavilla olevan tiedon rajoitukset. Julkisista lähteistä saatava tieto kertoo lähinnä yleisistä trendeistä. Luultavasti ilman ylimääräistä vaivannäköä tai rahallista panostusta ette saa tietää, mikä on tärkeää juuri teidän kohderyhmillenne. Amerikkalaisten osaajien näkemykset tai suomalaisten korkeakouluopiskelijoiden yleiset odotukset ovat eri asia kuin ajatukset siltä erityisosaajaryhmältä, jota te oikeasti eniten haluatte teille houkutella. Tekoäly ei myöskään pääse käsiksi siihen hiljaiseen ja organisaatiokohtaiseen tietoon, joka syntyy vain oikeissa keskusteluissa. Jonkun pitää mennä kollegoiltasi kysymään miksi he oikeasti tulevat teille, miksi he jäävät, ja miksi he lähtevät.
3. Miten kollegoita osallistetaan tiedonkeruuseen?
Kun lähdetään kartoittamaan oman väen ajatuksia ja työntekijäkokemuksen nykytilaa, kannattaa tietysti ottaa esiin jo olemassaolevat tutkimustiedot. Ole kuitenkin skeptinen siitä, mitä johonkin toiseen tarpeeseen tehdyt tutkimukset voivat auttaa sinua löytämään käyttömateriaalia rehellisen, kiinnostavan, tavoitteita palvelevan ja erottuvan työnantajalupauksen tekemiseen.
Lisätietoa kannattaa siis usein lähteä keräämään. Kyselyillä voi saadaa mittaamiselle lähtötason ja esiin nostettua jotain tärkeitä teemoja. Silti väitämme, että tiedonkeruun tärkein osuus tapahtuu kasvokkain. Haastattele nykyisiä työntekijöitä, lähiaikoina aloittaneita, lähtejiä ja niitä, jotka tunsivat organisaation mutta päättivät hakea muualle. Pyydä esimerkkejä ja tarinoita, ei yleistyksiä. Järjestä ohjausryhmä, jossa on edustus HR:stä, viestinnästä, markkinoinnista ja liiketoiminnasta. Fokusryhmiäkin voi harkita, mutta oman kokemuksemme mukaan niitä on vaikeata saada toimimaan tässä tarkoituksessa.
Tekoäly voi auttaa myös tässä vaiheessa: se voi litteroida haastatteluja, tiivistää laajoja kyselyaineistoja ja tunnistaa toistuvia teemoja tekstimassasta. Ajansäästö voi olla merkittävää, mutta tekoäly ei kuitenkaan korvaa sitä, että joku ihminen istuu alas, kuuntelee ja havainnoi. Arvokkaimmat tiedonkeruun hoksaukset syntyvät usein sivulauseista, äänenpainoista ja siitä, mitä jätetään sanomatta.
Muista myös se, että tiedonkeruuta ei tehdä vain tiedon vuoksi. Se on tapa tarjota kuulluksi tulemisen tunne ja varmistaa, että lopputuloksen takana seisotaan organisaation eri tasoilla.
4. Miten vaikeat valinnat tehdään?
Taustatyön jälkeen on aika tehdä valinnat siitä, mistä teemoista organisaatio haluaa olla tunnettu ja miten se erottuu rekrytointikilpailijoistaan. Tämä tapahtuu parhaiten työpajassa, jossa tieto käydään läpi yhdessä ja valintoja työstetään keskustellen. Organisaatiosta ja päätöksentekotavoista riippuen voidaan työpajassa tehdä jo lopullisia valintoja tai rajata niitä merkittävästi jotain muita päätöksentekijöitä varten.
Ole siis tarkkana keitä kutsut mukaan työpajastelemaan. Osallistujilla mieluiten on samankaltaiset lähtötiedot vähintään siitä mitä ja miksi ollaan tekemässä. Mieluummin he ovat aiheesta kiinnostuneita kuin väkisin mukaan raahattuja. Kannattaa myös harkita onko johtoa järkevää ottaa mukaan valintojen rajaamiseen, jos on riskinä että he jyräävät muut keskustelussa. Mutta ennen kaikkea kuitenkin varmista, että paikalla olijat ovat sellaisia, jotka osaavat ja saavat tehdä päätöksiä.
5. Miten saadaan luovuus kukkimaan?
Kun teemat ovat selvillä, kirjoita. Hyvä työnantajalupaus on kiteytys, selitys ja tarina: napakka pääviesti, sitä avaava selitys ja tarina, joka konkretisoi lupauksen arjessa. Tässä tekoäly on hyvä sparrauskumppani: se auttaa tuottamaan erilaisia versioita nopeasti ja testaamaan eri sävyjä ja näkökulmia. Varsinainen valinta on silti tehtävä ihmisten kesken, koska kyse on organisaation identiteetistä, ei tekstintuotannosta.
Vältä itsestäänselvyyksiä. Rohkein versio kertoo paitsi organisaation vahvuudet, myös sen, mitä vasta kehitetään. Milttonin markkinoinnissa käytettiin aikoinaan ROM-sääntöä markkinoinnin kiteytyksiä ja sloganeita hioessa. R on relevantti, O on oivaltava ja M on mieleenpainuva. Hyvä työnantajalupaus täyttää vähintään kaksi säännön periaatteista.
6. Miten lupausta voisi testata ennen hiomista ja viimeistä luovuudella maustamista?
Ennen viimeistelyä testaa viestit oikeilla ihmisillä. Nykyiset työntekijät kertovat, pitävätkö viestit paikkansa heidän arjessaan. Potentiaaliset työnhakijat kertovat, herättävätkö ne kiinnostusta. Fokusryhmä on tähän parempi väline kuin kysely.
Kerää testausvaiheessa myös konkreettisia esimerkkejä ja tarinoita lupauksen tueksi. Niitä tarvitaan myöhemmin, kun lupaus otetaan käyttöön rekrytoinnissa ja sisäisessä viestinnässä. Tekoäly voi auttaa jäsentämään ja arkistoimaan tämän materiaalin niin, että se on helposti löydettävissä myöhemmin.
7. Miten työnantajalupaus otetaan käyttöön?
Työnantajalupauksen käyttöönotto onkin ihan oma aiheensa, joten jatketaan siitä myöhemmin. Tämä edessä oleva urakka kannattaa kuitenkin pitää mielessä jo projektia suunnitellessa. Muuten voi käydä niin, että kaikki paukut käytetään lupauksen löytämiseen ja eikä sen käyttöön jää voimia tai rahaa.
Tässä vielä muutamia vinkkejä tekoälyn hyödyntämiseen osana työnantajalupauksen löytämistä:
Tekoäly on työnantajalupauksen tekemisessä parhaimmillaan silloin, kun sen käyttäjä tietää, mitä hakee. Tässä muutama käytännön vinkkejä ja muistutuksia, jotka toivottavasti useimmille jo ovatkin itsestäänselviä:
Anna kontekstia, älä vain tehtäviä. Tekoäly tuottaa huomattavasti hyödyllisempää tulosta, kun sille kertoo, minkälaisesta organisaatiosta on kyse, keille työnantajalupausta tehdään ja mitä sillä tavoitellaan. Mitä enemmän asiayhteys on mukana, sitä vähemmän aikaa kuluu epäolennaisten tulosten seulomiseen.
Tarkista aina lähteet ja väitteet. Tekoäly voi esittää asioita varmaan sävyyn, vaikka tieto olisi puutteellista tai vanhentunutta. Kohderyhmätutkimusten tulokset, kilpailijoiden viestintäteemat ja toimialaväitteet kannattaa aina varmentaa alkuperäisistä lähteistä ennen kuin niiden pohjalta tehdään valintoja.
Käytä tekoälyä purkamaan jumiutumista, ei ohittamaan ajattelua. Paras käyttötapa on usein se, että tekoälylle antaa alustavan luonnoksen tai ajatuksen, ja pyytää sitä haastamaan, kehittämään tai kääntämään asia eri näkökulmasta. Lopputuloksena syntyy parempi ajatus, ei vain nopeampi teksti.
Tunnista, milloin tekoäly alkaa tuottaa kädenlämpöistä hölyn pölyä. Jos tekoälyn tuottama teksti voisi sopia mille tahansa organisaatiolle, se on merkki siitä, että käyttäjän täytyy syöttää enemmän organisaatiokohtaista tietoa tai tarttua kynään itse.
Muista tietosuoja. Haastatteluaineistoja, henkilöstötutkimuksia ja muita sisäisiä dokumentteja ei pidä syöttää tekoälytyökaluihin harkitsematta.